Для непосредственной работы с документами бухгалтерского учета предназначена задача «Ведение документов банка».

АБС «SRBank» позволяет работать с 27 типами документов, включая документы налогового учета на 8 классе и документы SWIFT.

Для каждого типа документа определен фиксированный набор основных параметров, внешний вид диалогового окна ввода и редактирования документа. На тип документа также могут быть настроены наборы дополнительных параметров. Набор типов документов, в том числе их печатные формы, определен обязательными требованиями национального банка Украины и настраиваются в отдельном справочнике связки типов, видов и печатных форм.

Подсистема работы с документами бухгалтерского учета позволяет создавать документы вручную, хотя чаще документы порождаются автоматически – операциями, а также загружаются в АБС из систем электронных платежей и систем «Клиент-банк» или внешних вспомогательных учетных систем.

Главная функция задачи ведения документов – поддержка платежного документооборота. Именно в этой задаче  пользователи выполняют основной объем работ по контролю и акцепту документов.

Перевод документа из состояния в состояние выполняется простым выбором нового статуса из выпадающего списка. При этом список доступных для перехода статусов зависит от маршрута, за которым закреплен документ и прав пользователя.

Для некоторых переходов документов из состояния в состояние могут быть настроены дополнительные контрольные процедуры, такие как повторный ввод отдельных реквизитов документов или проверка наличия и достоверности электронной подписи.

Собственно проводка или откат проводки документа производится также при переходе из статуса с признаком «свободен» в статус с признаком «проведен» или обратно.

Для предварительного контроля или последующей за проводкой обработки документа предназначены переходы состояний документов, при которых состояние проводки документа не изменяется.

Полностью доступные к изменению настройки маршрутизации документов, позволяют технологам банка вносить в стандартные маршруты, поставляемые компанией-разработчиком произвольные изменения, вводя или удаляя этапы контроля или создавая альтернативные «ветки» в маршруте.

Возможны несколько режимов ручного ввода документов – полностью ручной ввод по одному документу, ввод на основе заранее сохраненного шаблона документа, копирование выбранного документа, ввод последовательности схожих документов с настроенным сохранением части реквизитов от документа к документу. Возможна работа с группами документов («пачками»).

Особенно стоит сказать о способе переоценки остатков валютных счетов в национальной валюте. Корректировка эквивалентов при изменении официального курса НБУ производится при помощи документов специального типа – «Проводки курсовой разницы» — это единственный документ между счетами в разных валютах – переоцениваемый счет в иностранной валюте и счет в национальной валюте, предназначенный для переоценки эквивалентов. При проводке такого документа меняется только эквивалент валютного счета.

Этот способ переоценки эквивалентов валютных счетов, на наш взгляд, выгодно отличается от применяемого в некоторых АБС способа беспроводочной переоценки, когда остаток в эквиваленте пересчитывается и хранится, а результирующие обороты в эквиваленте приходится постоянно пересчитывать, складывая эквивалент оборотов в иностранной валюте и виртуальный оборот переоценки. При этом могут возникать неоднозначности, погрешности и дополнительные расходы вычислительных ресурсов.

Главная особенность ведения документов бухгалтерского учета в АБС «SRbank» в том, что каждый документ привязан к операции и работа с ним подчиняется правилам, наложенным на операцию при ее настройке. В частности, таких, как запрет удаления одного из нескольких документов операции, запрет ручного редактирования параметров документов, порожденных операцией, назначение документу маршрута, в зависимости от породившей его операции и тому подобное. Эта особенность позволяет жестко контролировать соблюдение правил финансового документооборота, заложенных в настройках шаблонов операций, обеспечивая, таким образом, неразрывность технологического конвейера сделка-операция-документ. Документы доступны за любой период. При этом разрешена работа в нескольких открытых операционных днях с настраиваемой логикой контроля.